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RIMBORSI SPESE E TRACCIABILITÀ NEL 2025: QUALI REGOLE PER LE TRASFERTE DEL 2024?
A partire dal 1° gennaio 2025, la Legge di Bilancio ha introdotto una novità importante per i rimborsi spese dei dipendenti: le somme rimborsate per trasferte non concorreranno a formare il reddito imponibile del lavoratore solo se le spese sostenute risultano pagate con strumenti tracciabili, come carte di credito, debito, bonifici o altri sistemi elettronici.
Questa modifica, finalizzata a garantire maggiore trasparenza e contrastare possibili abusi, ha però sollevato dubbi interpretativi, in particolare per le spese di trasferta effettuate nel 2024 ma rimborsate nel 2025. La questione centrale è la seguente: tali rimborsi devono rispettare il nuovo obbligo di tracciabilità, pur riferendosi a spese sostenute in un periodo in cui tale requisito non era previsto?
L’assenza di un regime transitorio esplicito nella legge ha portato a riflettere su come gestire questi casi. Il principio generale sarebbe quello di applicare la norma al momento dell’erogazione del rimborso, seguendo il criterio di cassa. Tuttavia, questo approccio appare problematico: nel 2024 i dipendenti non avevano alcun obbligo di tracciare le spese di trasferta, quindi sarebbe illogico penalizzarli ex post per una prescrizione che all’epoca non esisteva.
Di conseguenza, un’interpretazione ragionevole suggerisce che i rimborsi effettuati nel 2025 per spese sostenute nel 2024 dovrebbero seguire le regole vigenti al momento della trasferta. In altre parole, l’assenza di tracciabilità non dovrebbe incidere sulla detassazione di questi rimborsi. Tuttavia, senza un chiarimento ufficiale, rimane l’incertezza sull’applicazione pratica della norma, e tutti sappiamo che il Fisco non sempre ha la ragionevolezza come proprio criterio guida.
Un ulteriore elemento di riflessione emerge considerando lo Statuto dei Diritti del Contribuente (art 3, comma 2, L. 212/2000) secondo cui ogni nuovo adempimento fiscale non è immediatamente operativo, ma diventa obbligatorio solo dopo 60 giorni dall’entrata in vigore della norma che lo introduce.
Nel caso della tracciabilità dei rimborsi spese, siamo di fronte a una norma sulla tassazione che, però, introduce anche un obbligo documentale: la necessità di provare il pagamento con strumenti tracciabili. Dato che la Legge di Bilancio è stata approvata il 30 dicembre 2024 ed è entrata in vigore il 1° gennaio 2025, si potrebbe sostenere che l’obbligo di tracciabilità non sia immediatamente applicabile, ma solo dal 2 marzo 2025.
Se questa interpretazione fosse confermata, i rimborsi effettuati fino al 1° marzo 2025 non dovrebbero essere soggetti al vincolo della tracciabilità per essere esentasse. Tuttavia, ad oggi non risultano chiarimenti ufficiali su questa specifica applicazione del principio dei 60 giorni.
Alla luce di queste riflessioni, chi in azienda si occupa della gestione dei rimborsi spese e preferisce adottare un approccio prudente:
- potrebbe applicare da subito il requisito della tracciabilità ai rimborsi 2025, anche se riferiti a trasferte 2024, per evitare possibili contestazioni;
- in caso di chiarimenti ufficiali dell’Agenzia delle Entrate o chiarimenti normativi che possano dissipare i dubbi interpretativi, effettuerà a favore dei dipendenti e collaboratori un conguaglio delle ritenute entro la fine dell’anno.
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Christian Penso