L’ORGANIZZAZIONE DEL REPARTO AMMINISTRATIVO NELLE PMI

La chiarezza del “chi fa cosa” è un beneficio per azienda e lavoratori.

 

Anche nelle PMI l’ “amministrazione” richiede una elevata dose di competenze tecniche, che a volte l’imprenditore non possiede, per cui tende a non occuparsi in prima persona del reparto amministrativo.

Un effetto collaterale di questo, è che spesso con lo sviluppo dell’azienda si rischia una crescita non ottimizzata del gruppo di persone che si occupano degli aspetti amministrativi, una crescita che avviene per inserimenti e stratificazioni successive, in cui la ripartizione dei compiti “accade” sulla spinta delle esigenze del momento in cui si inserisce una nuova risorsa, e che poi si cristallizza senza essere frutto di un disegno. È difficile aspettarsi che in questo modo si crei efficienza, cioè l’uso ottimale delle risorse.

Se un gruppo di persone lavora insieme per svolgere una qualunque attività, la prima azione, dal punto di vista logico, è darsi delle regole per stabilire “chi fa che cosa”: l’organizzazione del lavoro.

L’organizzazione è il processo che comprende la suddivisione del lavoro in singole mansioni o in gruppi di mansioni correlate tra loro, la fissazione di chiari  compiti da eseguire (“mansionario”)  e responsabilità (“job description”), e l’adozione di regole di lavoro e di interrelazione.

L’organigramma è la rappresentazione grafica delle relazioni e delle gerarchie tra le singole funzioni.

In un “Sistema di gestione della qualità”, che coinvolge per definizione l’intera Azienda, ed è quindi ben più ampio di un sistema di organizzazione di un singolo reparto aziendale, si trova solitamente una gerarchia di documenti, articolata in tre livelli :

  • il Manuale della Qualità, approvato ed emesso dal vertice dell’Azienda, che indica gli obiettivi da raggiungere, descrive la struttura organizzativa, definisce le responsabilità nell’organizzazione e indica quali norme “macro” devono essere seguite;
  • le Procedure di sistema, che illustrano con quali modalità si applicheranno le regole dettate dal Manuale Qualità,
  • le Procedure operative, le istruzioni di lavoro e tutti gli altri documenti attraverso i quali il sistema opera.

 

Al di fuori di un vero e proprio Sistema di gestione della qualità, invece, per avere un reparto amministrativo ben organizzato basterà studiare e adottare un Manuale più semplice, composto di moduli che possono essere modificati singolarmente nel tempo.

Il Manuale potrà contenere, ad esempio:

  • un sintetico organigramma funzionale dell’Azienda;
  • uno specifico ma semplice organigramma del reparto amministrativo;
  • un breve mansionario con job description;
  • le Procedure operative e le Istruzioni di lavoro, corredate da eventuale modulistica interna snella, cioè l’insieme delle concrete regole del “chi fa cosa” per ogni tipologia di attività affidata al reparto ammnistrativo (ad esempio: fatturazione attiva e passiva, gestione dei pagamenti e incassi, contabilità, reporting, gestione della fiscalità, archiviazione,…).

È particolarmente importante che i documenti siano pensati per gli utenti, e scritti con un linguaggio semplice e con una logica chiara. Solo così il manuale non rimarrà nel cassetto e sarà invece uno strumento di lavoro per tutti.

Uno dei vantaggi di formalizzare l’organizzazione di un reparto, oltre al recupero di efficienza, è la maggior facilità di passare le consegne in caso di avvicendamenti del personale.

Lo Studio Penso & Associati, che ha implementato un proprio Sistema di Gestione della qualità, è in grado di supportare le PMI che desiderano riorganizzare il proprio reparto amministrativo. Contattateci!

 

Christian Penso